Dewasa ini semua hampir semua orang mempunyai email, baik digunakan sebagai bekerja ataupun hanya sekedar mengirim kabar. Bagi sebagian orang yang menggantungkan pekerjaan dengan menggunakan email tentunya sadar betul bagaimana bersopan santun di dunia kirim surat elektronik. Tentunya akan berbeda jika saling berkirim email dengan teman dan atasan/klien. Tahukan Anda, bahasa yang kita gunakan dalam email bisa dikatakan sebagai tolak ukur seberapa profesional kita? Ya. Atasan, klien dan rekan kerja bisa menilai dari seberapa baik dan profesional dalam berkirim email.
Email etiket, atau 'netiket', telah ada selama 27 tahun dari World Wide Web. Netiquette adalah seperangkat pedoman yang diterima secara luas untuk menunjukkan rasa hormat dan kompetensi dalam email yang Anda kirim. Sayangnya, tidak semua orang mempunyai waktu untuk mempelajari email netiket untuk keperluan profesionalisme.
Jangan biarkan email buruk dibuat membunuh kredibilitas Anda dengan pelanggan atau atasan. Berikut adalah aturan netiket email yang bisa membuat Anda lebih profesional di tempat kerja ;
1. Masukkan Alamat Email Terakhir Sebelum Dikirim.
Hal ini tampaknya kontra-intuitif, tetapi ini adalah bentuk yang sangat baik. Sebagai awal adalah membuat pesan yang entah seberapa panjang dan penting pada orang kemudian baru lah memasukkan alamat email tujuan. Langkah selanjutnya adalah membaca kembali pesan yang Anda ketik sebagai langkah cek ulang dan menghindari rasa malu karena salah dalam menyampaikan isi pesan. Kejadian pribadi yang pernah syaa alami karena begitu terburu-buru dalam mengirim email, justru isi pesan dan orang yang saya kirim pesan tersebut salah. Berkaca dari hal ini alangkah baiknya pedoman netiket Anda ikuti untuk menghindari seperti apa yang sudah saya lakukan.
Begitu juga ketika membalas email dari rekan kerja mau pun atasan, sebisa mungkin lakukan standar ganda agar kesalahan yang sebenarnya sederhana bisa Anda dicegah. Mudah bukan?
2. 3 Kali Cek dan Pastikan Terkirim pada Orang yang Benar.
Penting rasanya memastikan bahwa email yang Anda kirim dan isi di dalamnya benar. Tidak lucu ketika sebuah instansi pemerintah atau perusahaan besar melakukan kesalahan denganmengirim email yang salah tujuan. bayangkan jika email tersebut berisa data-data penting dan hanya boleh diketahui beberapa orang saja? Biasanya perusahaan mempunyai mailing list dimana nama pelanggan hampir sama. Jadi pastikan 3 kali cek baik itu isi pesan dan alamat email yang ada seperti tips nomor 1.
3. Hindari Teknik 'Balas ke Semua'.
Ketika Anda email broadcast yang dikirim ke puluhan orang, jangan langsung membalas email tersebut namun pisahkan dengan membalas pribadi. Sebagai contoh, manajer Anda mengirim pemberitahuan pada semua karyawan untuk menaati semua peraturan yang ada diperusahaan sekecil apapun, lalu Anda dengan santai mengira bahwa email itu hanya dikirim untuk Anda dan membalas email tersebut yang isi di dalamnya mengadukan salah satu rekan yang selalau melanggar aturan. Hei, it is not an jungle man! Perilaku seperti ini adalah penghambat kemajuan karir dengan ketidak bijaksanaan kita dalam memahami tempat dimana memberikan laporan. Akhirnya Anda mendapat teguran dan "musuh baru" yaitu teman yang Anda adukan
4. Gunakan Salam Profesional Bukan Ekspresi Sehari-hari.
Tentu saja. Cara terbaik untuk memulai email profesional bisa dimulai dengan beberapa versi berikut:
1. Selamat sore, Bapak Chandra.
2. Hello, Tim Proyek dan relawan.
3. Selamat pagi, Anton.
Tidak dalam keadaan apapun, jangan gunakan sapaan ini untuk memulai email profesional:
1. Hei.
2. Pagi Anton.
3. Sore rekan.
Ekspresi sehari-hari seperti 'Gaes', 'bro', 'masbro' mungkin tampak ramah dan hangat untuk Anda, tetapi hal ini benar-benar mengikis kredibilitas Anda dalam dunia profesional. Meskipun Anda dapat menggunakan bahasa sehari-hari dalam percakapan Anda dengan rekan bisnis atau atasan, namun kata-kata diatas adalah ide yang buruk untuk digunakan dalam email. Selain itu, menyingkat kalimat sapaan slamat pagi dengan hanya mengucapkan "pagi" atau menyingkat nama rekan Anton menjadi "Ton". Jangan pernha melakukan hal itu jika bukan mereka yang meminta, tunjukan rasa hormat rasa peofesionalitas Anda.
5. Gunakan 2 Font Klasik: Arial dan Times Roman Warna Hitam.
Fitur yang maksimal dan modern memang menggoda kita untuk menggunakannya, seperti memakai font warna, font yang nge-tren dan emoji. Ingat Bung! Dunia kerja tak membutuhkan itu, dunia kerja membutuhkan profesionalitas dan integritas. Pakai lah font yang jelas, tegas dan berwanra hitam contohnya Arial dan Times New Roman. Anda diperbolehkan memakai font warna asalkan untuk mempertegas topik yang ada atau memberikan atensi tambahan. Jadilah lebih profesional.
6. Hindari Sarkasme dan/Nada Negatif.
Jauhi kalimat yang bernada menghinda, merendahkan atau menyinggung SARA. Apa yang kita tulis dengan hati-hati pun masih membuat orang salah paham. Terlebih dengan jama yang sudah maju ini hampir semua orang didunia memakai email dan mereka juga mempunyai budaya yang berbeda-beda pula. Pikirkan kalimat yang bisa langsung mengena, contohnya ketika Anda memilih kalimat "tolong", sebenarnya ada yang lebih baik dengan "seandainya Anda berkenan". Ingat pesan yang sudah Anda kirim tidak bisa ditarik kembali, sekali Anda salah maka orang akan terus mengingat hingga nanti.
7. Selalu Akhiri dengan Berkelas ; singkat 'Terima kasih' dan Nama Anda.
Kekuatan basa-basi seperti 'terima kasih' dan 'tolong' tak bisa diukur efeknya. Ada yang bisa saja menanggapi kalimat ini namun ada juga yang menghargai dengan kalimat yang lebih manis. Setelah selesai membahas apa yang diperlukan jangan lupa memberika ucapan terima kasih setelah itu bubuhkan nam dan setidaknya data diri Anda. Kebiasan ini menunjukkan siapa Anda dan siapa yang bisa mengendalikan situasi pembicaraan dengan baik.
So, janganlupa untuk terus berbenah karena tiada yang sempurna dalam bersikap. Baca artikel saya hanya di Ulasankarir.com!